kintone導入・活用顧客事例
ブレインセラーズ・ドットコム株式会社 様
インタビュイー：
イノベーションシステム部 部長青柳敦 様
ソフトウェア営業部 部長倉田順次 様
同部柴田友子 様
業種：情報通信業
利用用途：
営業支援、顧客管理、案件管理、
見積管理、受発注管理など
【ソフトウェア営業】手作業による工数削減とペーパーレス化に成功
お客様の利用状況について
kintoneの利用状況についてお聞かせください。
倉田様：
現在はソフトウェア営業部で利用しており、取引先管理、商談履歴、案件管理、見積管理、受注管理、売上見込管理、保守更新管理などの業務で活用しています。
写真中央：イノベーションシステム部 部長 青柳敦 様
写真右：ソフトウェア営業部 部長 倉田順次 様
写真左：同部 柴田友子 様
kintone導入のきっかけ
kintone導入検討時の課題を教えてください。
倉田様：
当時利用していたシステムDB への入力・転記作業や、そのシステムから出力したデータをExcelで加工するなど、手作業や重複業務が多く、お客様とのやりとりも紙帳票だったため、手書きによる読み間違いや不明箇所の確認作業にかなりの工数がかかっていました。また属人化していた業務もあったため、担当者の不在時の業務滞留や引継ぎロスも発生していましたね。とにかく転記作業が多く、システムDBに入っている内容も間違っていることが発見されることもありました。
月末月初には売上見込管理データ作成のためにExcelの加工作業などが発生し、本来割くべき顧客との商談や営業活動の時間が捻出できていないことが課題としてありました。
当時、新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の蔓延前だったこともあり、ペーパーレス化については大きな課題だと感じていませんでしたが、テレワークの必要性が高まるにつれ、解決すべき課題だと捉えるようになりました。しかし、日々の業務に追われ、自社だけで解決できるイメージが湧かず、どのように着手すべきか悩んでいました。
kintoneの導入に際し、当時の課題に対する理想の状態として、どのように描かれていましたか。
青柳様：
当時の担当者3名がそれぞれでASIS/TOBEを整理していましたが、具体的なことは描けていませんでした。特に一つのシステムにしかデータが入っていなかったため、移行するデータの選定や設計は課題だと考えていました。ペーパーレス化は顧客にも影響する取り組みだったため、現実的ではないと感じていましたが、Arinosさんの提案でペーパーレス化も実現できることが実感でき、また背中を押してくださったおかげで具体的なイメージがつくようになりました。
kintone導入に至るまで
kintoneを選ばれた理由を教えてください。
青柳様：
kintoneは社内の他部署で先に活用していましたので、導入するなら同じ基盤の方がよいと考えました。また、kintoneの利点は一度構築したものを微修正したり、業務にあわせて変更するなどアジャイル開発が適用できると感じていたからです。仕様を詰めて見積もり、発注をしていざ使い始めたら業務にフィットしないことや、大幅な改修が発生してしまった場合に取り返しがつかなくなるので、構築の経過を確認し、必要に応じて変更しながら進めていけるところが当社に合っていました。
kintone導入に際しArinosに依頼いただいたきっかけを教えてください。
青柳様：
Arinosさんは段階的に提案してくださったことが大変印象的でした。
kintone導入ありきの提案ではなく、前提である現状の業務を可視化し、課題の抽出、解決策案の提案をステップ踏んで提案してくださることで、我々自身も何をすべきか把握しながら進行できると感じたからです。
倉田様：
実際には、可視化する業務のフローと帳票一覧については、自分たちだけで作っていたフローに比べて圧倒的にわかりやすく、漏れていた部分の発見にも繋がりました。
当時の業務課題に対し、kintoneでどのように実現したのでしょうか。
柴田様：
kintoneを導入することで受注情報や商談・案件情報を一元管理できるようにしました。受注登録後のフローが自動化され、各工程間の情報やデータも連携されることによりチェック項目が一か所で済むようになり負担が軽減されました。また、kintoneに移行することでデータの間違いも発見されたため、情報の精度もあがっています。
Arinosが伴走させていただくことで、貴社だけで進めることとの違いや弊社がお役に立てたポイントがありましたらお聞かせください。
青柳様：
業務フローの可視化と帳票の整理は当社だけでは難しかったと思います。これらにより課題解決に向けて何をすべきか見えるようになったこと、また業務フローの可視化により、複数の重複データや二重作業が発生していることに気づくことができました。
倉田様：
Arinosの担当者の方々が愚直に対応してくださり、自分たちだけでは気が付けなかった課題も出してくださり、それに対するご提案もいただきました。
当社業務についても理解いただきながら進めていただけたので、本質的な業務の改善につながったと思います。
業務改善推進やkintone導入効果
kintoneを導入してどのような効果がありましたか。
倉田様：
データの一元管理が可能になり、各種フォーマットやツールへの入力や確認作業が減り、業務を効率化できるようになりました。
ペーパーレス化という観点では、これまで現物納品が当たり前でしたが、顧客へヒアリングを行ってみるとデジタル納品への移行に賛同いただける顧客が多く、一部の企業を除いて移行することができました。また、これまでは紙帳票を扱う業務があるために出社していましたが、ペーパーレス化によってリモートワークも実現できています。
柴田様：
手入力を要する業務はツールが集約されたことで転記作業が減り、工数も削減されました。
また、これまで手書きされた紙帳票のやりとりが発生していたため、読み間違いが発生したり不明箇所について電話やメール
での確認が発生していましたが、ユーザー登録をWEBフォーム化したことにより、情報が自動反映され、読み間違いなども減りました。
青柳様：
工数削減により、新たな施策の検討にも時間を有効活用できるようになりましたね。
kintoneの導入や業務改善を推進することで、社員の皆さまや組織の変化は何かございましたか。
青柳様：
我々の業務レベルにあわせて、kintoneや拡張機能を駆使して業務効率化できるだけのさらなるスキルと知識を備えていかなければならないと感じています。
柴田様：
私は受入テストを担当したのですが、要望をお伝えしながらテスト段階から一緒に進めさせてもらえたので、自分の中でもナレッジが蓄積されていったと感じています。
青柳様：
柴田さんのkintoneにおけるスキルアップに繋がっていますよね。
柴田様：
Arinosさんが丁寧に教えてくださるのでとてもわかりやすく、自社でも軽微な修正の対応ができないか相談したところ快く勧めてくださったので、どんどん積極的に触ってみようと思うようになりました。
一から作成するのは難しかったと思いますが、ベースを構築いただいた上で簡単なものであれば改修対応できるようになりました。社内の人から要望や質問がきた時にも、Arinosさんに依頼すべきか、当社内でできることなのかの判断がつくようになりました。
今後の取り組みについて
さらなる業務改善の推進に向けて、現在検討されている取り組みがありましたら教えてください。
青柳様：
今後の社内における担当者変更や追加を見据え、マニュアルの作成を進めており、内容も工夫が必要だと感じています。
柴田様：
現在の担当者はkintone導入前の業務内容をすべて把握しているので、どのような業務課題があってkintoneの導入に至ったのかという部分まで理解しています。今後メンバーの入れ替わりが発生することも踏まえると、kintoneの操作だけでなく、業務の前後関係を理解した上でのkintone活用のマニュアル作りをしていきたいですね。
青柳様：
また、他部署との連携も今後検討していきたいと考えています。これまでの業務のやり方や紙を使用したアウトプットも残っているため、他部署連携も踏まえた上でのデジタル化については課題として取り組んでいきたいと思います。